Politika e Privatësisë
Përmbajtja
- 1. Kush jemi
- 2. Roli ynë: kontrollues dhe përpunues
- 3. Cilat të dhëna përpunojmë
- 4. Qëllimet dhe bazat ligjore
- 5. Marrësit dhe nënpërpunuesit
- 6. Transferimet jashtë Kosovës
- 7. Sa kohë i ruajmë
- 8. Të drejtat tuaja
- 9. Siguria e të dhënave
- 10. Shkeljet e sigurisë
- 11. Të miturit
- 12. Cookies
- 13. Ndryshimet e kësaj politike
01Kush jemi
Kontrollues i të dhënave për platformën letrat FLOW (hub.letrat.al) është letrat L.L.C., NUI 811493402, me seli në Rruga 28 Nëntori pn, 61000 Viti, Kosovë.
- Për çështje të privatësisë: info@letrat.al
- Kontakt i përgjithshëm: info@letrat.al · +383 48 10 00 56
Kjo politikë zbatohet në përputhje me Rregulloren (BE) 2016/679 (GDPR) dhe me Ligjin Nr. 06/L-082 për Mbrojtjen e të Dhënave Personale të Republikës së Kosovës.
02Roli ynë: kontrollues dhe përpunues
Në platformë kemi dy role të ndryshme, varësisht nga të dhënat:
- Kontrollues për të dhënat e llogarive të përdoruesve (emri, email-i, roli), për faqen publike, për faturimin e abonimeve dhe për sigurinë e platformës.
- Përpunues për të dhënat që bizneset i regjistrojnë në platformë: klientët e tyre, furnitorët, punonjësit, kontratat, faturat dhe dokumentet. Për këto të dhëna, kontrollues është biznesi që i fut ato. Ne i përpunojmë vetëm sipas udhëzimeve të biznesit dhe Marrëveshjes së Përpunimit të të Dhënave.
Nëse jeni klient, punonjës ose partner i një biznesi që përdor letrat FLOW dhe dëshironi të ushtroni të drejtat tuaja, drejtohuni fillimisht te ai biznes. Ne e ndihmojmë biznesin t'ju përgjigjet.
03Cilat të dhëna përpunojmë
- Të dhënat e llogarisë: emri i plotë, email-i, roli në biznes, statusi i ftesës, data e krijimit dhe e hyrjes së fundit.
- Kredencialet: fjalëkalimi ruhet vetëm si hash i enkriptuar; ne nuk e shohim kurrë.
- Të dhënat e biznesit: emri, NUI, numri fiskal dhe i TVSH-së, adresa, të dhënat bankare (xhirollogaria, IBAN, SWIFT), logoja.
- Përmbajtja që futni: fatura, blerje, klientë, kontrata, dokumente, regjistra të arkës dhe të bankës, të dhëna të punonjësve.
- Regjistri i aktivitetit: kush krijoi, ndryshoi ose fshiu një regjistrim dhe kur, për sigurinë dhe gjurmueshmërinë.
- Të dhëna teknike: adresa IP, lloji i shfletuesit, faqja ku ndodhi një gabim teknik dhe mesazhi i gabimit.
- Email-et e dërguara: marrësi, lënda dhe statusi i dërgimit të faturave, kujtesave dhe njoftimeve.
- Faturat e skanuara: kur ngarkoni një faturë blerjeje për lexim automatik, skedari përpunohet për të nxjerrë të dhënat e faturës.
04Qëllimet dhe bazat ligjore
| Qëllimi | Baza ligjore |
|---|---|
| Krijimi dhe administrimi i llogarisë, ofrimi i moduleve të platformës | Përmbushja e kontratës (neni 6(1)(b) GDPR) |
| Faturimi i abonimeve dhe ruajtja e dokumenteve kontabël | Detyrim ligjor (neni 6(1)(c)), ligjet tatimore dhe të kontabilitetit në Kosovë |
| Siguria, parandalimi i abuzimit, regjistri i aktivitetit, zbulimi i gabimeve | Interes legjitim (neni 6(1)(f)) për një shërbim të sigurt dhe funksional |
| Dërgimi i faturave dhe kujtesave te klientët e biznesit | Në emër dhe sipas udhëzimit të biznesit (përpunues) |
| Njoftime për shërbimin (ftesa, rivendosje fjalëkalimi, ndryshime të kushteve) | Përmbushja e kontratës |
| Cookies preference dhe analitike | Pëlqimi (neni 6(1)(a)), i tërhequr në çdo kohë |
| Leximi automatik i faturave të blerjes | Përmbushja e kontratës; aktivizohet vetëm nga përdoruesi |
05Marrësit dhe nënpërpunuesit
Nuk i shesim dhe nuk i japim me qira të dhënat personale. Të dhënat i ndajmë vetëm me ofrues që na ndihmojnë të ofrojmë shërbimin:
| Ofruesi | Qëllimi | Vendndodhja | Garancia |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Databaza, autentikimi, ruajtja e skedarëve (logo, dokumente) | BE / SHBA | Klauzolat Standarde Kontraktuale të BE-së (SCC), DPA |
| Lovable Labs Inc. | Hostimi i aplikacionit dhe dërgimi i email-eve transaksionale | BE / SHBA | SCC, DPA |
| Google LLC (Gemini, përmes Lovable AI Gateway) | Leximi automatik i faturave të blerjes (vetëm kur përdoruesi e ngarkon një faturë për skanim) | SHBA / BE | SCC, EU-US Data Privacy Framework; sipas kushteve të ofruesit, të dhënat nuk përdoren për trajnim |
Kur një biznes përdor shërbimet e kontabilitetit dhe deklarimeve tatimore të letrat L.L.C., ekipi ynë i qaset librave të shitjeve dhe blerjeve të atij biznesi vetëm për përgatitjen e deklaratave në ATK. Të dhënat u jepen autoriteteve publike vetëm kur e kërkon ligji.
06Transferimet jashtë Kosovës
Disa nënpërpunues i ruajnë ose i përpunojnë të dhënat në Bashkimin Evropian ose në Shtetet e Bashkuara. Transferimet bëhen vetëm me masa mbrojtëse të njohura: Klauzolat Standarde Kontraktuale të Komisionit Evropian, Kuadri i Privatësisë së të Dhënave BE dhe SHBA ku zbatohet, si dhe masa shtesë teknike si enkriptimi gjatë transmetimit dhe në ruajtje. Për një kopje të garancive, na shkruani në info@letrat.al.
07Sa kohë i ruajmë
| Të dhënat | Afati i ruajtjes |
|---|---|
| Llogaria e përdoruesit | Sa është aktive llogaria; fshihet ose anonimizohet brenda 30 ditësh pas mbylljes |
| Të dhënat e biznesit dhe përmbajtja e futur | Gjatë kontratës; pas përfundimit ofrohet eksporti për 30 ditë, pastaj fshihen brenda 90 ditësh |
| Dokumentet kontabël dhe tatimore | Sipas afateve të detyrueshme të ligjeve tatimore dhe të kontabilitetit |
| Regjistri i aktivitetit | Deri në 2 vjet, për siguri dhe zgjidhjen e kontesteve |
| Gabimet teknike | 180 ditë, pastaj fshihen automatikisht |
| Regjistri i email-eve të dërguara | 12 muaj |
| Faturat e skanuara me AI | Skedari dërgohet vetëm për leximin e asaj fature; ne e ruajmë vetëm nëse e bashkëngjitni te regjistrimi |
| Kopjet rezervë | Periudhë e kufizuar, mbishkruhen automatikisht |
08Të drejtat tuaja
Sipas GDPR dhe Ligjit Nr. 06/L-082 keni të drejtë të:
- Qaseni në të dhënat tuaja dhe të merrni një kopje të tyre.
- Korrigjoni të dhënat e pasakta ose të paplota.
- Kërkoni fshirjen e të dhënave, kur nuk ka detyrim ligjor për t'i ruajtur.
- Kufizoni përpunimin gjatë shqyrtimit të një kontesti.
- Bartni të dhënat në një format të strukturuar, të lexueshëm nga makina (JSON).
- Kundërshtoni përpunimin e bazuar në interes legjitim.
- Tërhiqni pëlqimin në çdo kohë, pa ndikuar në ligjshmërinë e përpunimit të mëparshëm.
- Të mos i nënshtroheni vendimeve vetëm të automatizuara me efekt juridik. Platforma nuk merr vendime të tilla.
Mënyra më e shpejtë: në platformë, te Privatësia ime, mund ta shkarkoni menjëherë kopjen e të dhënave dhe të paraqitni kërkesa. Mund të na shkruani edhe në info@letrat.al. Përgjigjemi brenda 30 ditësh; ky afat mund të zgjatet edhe 60 ditë për kërkesa të ndërlikuara, dhe ju njoftojmë për këtë.
Keni të drejtë të paraqitni ankesë te Agjencia për Informim dhe Privatësi (AIP), aip.rks-gov.net, ose te autoriteti mbikëqyrës i shtetit tuaj në BE.
09Siguria e të dhënave
- Lidhje e enkriptuar (HTTPS/TLS) për çdo komunikim; enkriptim i databazës dhe i skedarëve në ruajtje.
- Izolim i plotë i bizneseve në nivel databaze (Row Level Security): asnjë biznes nuk i sheh të dhënat e tjetrit.
- Qasje sipas roleve (Pronar, Menaxher, Financa, Ligjore, Staf) dhe parimi i privilegjit minimal.
- Fjalëkalime të ruajtura vetëm si hash, regjistër i aktivitetit dhe njoftim i menjëhershëm i administratorëve për gabime.
- Nënpërpunues me certifikime të njohura sigurie dhe marrëveshje përpunimi.
10Shkeljet e sigurisë
Nëse ndodh një shkelje e të dhënave personale që paraqet rrezik, e njoftojmë Agjencia për Informim dhe Privatësi (AIP) brenda 72 orëve nga zbulimi, dhe subjektet e prekura pa vonesë të panevojshme kur rreziku është i lartë. Bizneset klientë i njoftojmë pa vonesë, që të përmbushin detyrimet e tyre si kontrollues.
11Të miturit
Platforma është shërbim për biznese dhe nuk u drejtohet personave nën 18 vjeç. Nuk mbledhim me vetëdije të dhëna të të miturve si përdorues.
13Ndryshimet e kësaj politike
Kur bëjmë ndryshime thelbësore, ju njoftojmë me email ose në platformë dhe, kur kërkohet, ju kërkojmë pranimin e ri. Versioni dhe data e përditësimit shfaqen në krye të kësaj faqeje.